Credit Note là gì?
Credit note (credit memo hay còn gọi là giấy báo giảm giá, giấy báo không, giấy báo có) là một chứng từ thương mại mà người bán lập ra để bán cho người mua với số tiền hàng ít hơn hoặc bằng số tiền trên hoá đơn. Thông thường, chứng từ này chỉ được sử dụng trong trường hợp người mua không nhận được hàng hoặc sản phẩm bị lỗi.
Ngoài ra, khi khách hàng trả dư tiền so với số tiền in trên hoá đơn, người bán có thể sử dụng credit note để trả lại tiền thừa. Việc phát hành credit note giúp thúc đẩy khách hàng quay lại mua sản phẩm hoặc dịch vụ trong tương lai. Credit note thường được sử dụng để đính kèm với hoá đơn trong giao dịch thương mại.
Nội dung chứng từ Credit note
- Tên và địa chỉ của nhà cung cấp tài liệu (người bán) – thông tin này phải phù hợp với thông tin trên các tài liệu pháp lý mà nhà cung cấp đã đăng ký với cơ quan chính phủ thích hợp.
- Bản chất của tài liệu;
- Số sê-ri của ghi chú tín dụng, số này bao gồm các chữ cái và số mà người bán chỉ định. Mục đích của con số này là để phân biệt công ty với các công ty khác trong suốt 1 năm tài chính.
- Ngày người bán phát hành Ghi chú Tín dụng;
- Thông tin về người mua hàng hóa nên được đưa vào
- Mô tả tên và địa chỉ của người mua, nếu giao dịch là một tổ chức, thông tin phải tương ứng với đăng ký của tổ chức với cơ quan chính phủ thích hợp.
- Số ID hoặc Thuế hàng hóa, dịch vụ của người mua
- Ngày người bán phát hành hóa đơn và số sê-ri đều là những thông tin quan trọng cần có.
- Trị giá của số lượng hàng hóa ghi trong hợp đồng giữa các bên để làm căn cứ xác định mức thuế đối với loại hàng hóa ghi trong hợp đồng mua bán giữa các bên;
- Chữ ký của người bán hoặc, nếu được người bán ủy quyền, chữ ký được ủy quyền của bên được ủy quyền (người bán có thể ký điện tử vào giấy báo tín dụng có chữ ký của họ).
Khi nào Credit note được sử dụng
Có thể có nhiều lý do khác nhau để phát hành phiếu ghi có, tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và ngành nghề của bạn. Sau đây là một số lý do phổ biến:
- Nhà cung cấp cung cấp Credit note khi hàng hóa cung cấp bị hỏng hoặc khi một mặt hàng sai được giao cho người mua.
- Khi người bán tính giá cao hơn giá thực tế của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, người bán sẽ phát hành một ghi chú để hoàn trả số tiền thừa, được gọi là Credit note.
- Credit note cũng được phát hành khi giảm giá đã có sẵn không được áp dụng vào lúc chuẩn bị hóa đơn.
- Credit note được gửi đến người mua khi người bán muốn hủy một khoản thanh toán đang chờ xử lý từ người mua.
Giai đoạn phát hành Credit note
- Bên A bán hàng cho bên B có hóa đơn thuế.
- Bên B biết rằng các sản phẩm không như đã hứa và đã thông báo cho Bên A về chi phí thấp hơn của Giấy báo nợ.
- Bên A chấp nhận Thẻ ghi nợ và phát hành chứng từ Thẻ tín dụng.
Nếu doanh nghiệp lập Credit note phải chú ý phần ghi chú phía trên để tránh khách hàng nhầm với hóa đơn khác.
Trường hợp hóa đơn đã bao gồm thuế GTGT thì khi lập giấy báo có phải kê khai thuế GTGT để thực hiện đúng quy định pháp luật.
Ý nghĩa chứng từ Credit note
Bước đầu tiên, bên A cung cấp hàng hóa cho bên B kèm theo hóa đơn thuế.
Nếu bên B phát hiện ra một số yêu cầu về hàng hóa không đúng theo thỏa thuận, họ sẽ thông báo với bên A và cung cấp các chi phí giảm bằng chứng từ Debit Note (chứng từ ghi nợ).
Sau khi Debit Note được chấp nhận bởi bên A, họ sẽ phát hành một chứng từ Credit Note tương ứng.
Trong trường hợp phát hành Credit Note, doanh nghiệp cần ghi chú phía trên để tránh gây nhầm lẫn cho khách hàng với các hóa đơn khác.
Nếu hóa đơn gốc đã bao gồm thuế giá trị gia tăng, khi phát hành Credit Note, bạn cần báo lại VAT để đảm bảo tính hợp lệ của việc phát hành chứng từ này.
Các chứng từ Credit Note thường được doanh nghiệp lưu giữ trong vòng 72 tháng kể từ thời điểm phát hành và có thể được lưu trữ dưới dạng bản cứng hoặc file mềm trên các hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, đây cũng là một kênh Remarketing để hỗ trợ cho các khách hàng trong chiến lược giá, giúp đối thủ cạnh tranh hiểu được và thuận tiện trong việc thực hiện các quy định về thuế áp dụng.
Những trường hợp sử dụng Credit note
Khi người mua hàng hóa có căn cứ cho rằng sản phẩm không đúng chất lượng theo cam kết trong hợp đồng mua bán và yêu cầu trả lại số tiền tương ứng với số lượng hàng hóa không đáp ứng yêu cầu. Trong trường hợp này, người bán sẽ chi trả số tiền dựa vào hóa đơn mua hàng và đối chiếu với chứng từ Credit note. Bên bán sẽ giữ lại chứng từ này để đối chiếu khi có yêu cầu trả hàng từ bên mua.
Khi khách hàng trả lại hàng hóa trong thời hạn bảo hành do hàng hóa bị hư hỏng. Chứng từ Credit note được bên bán sử dụng để đối chiếu với người mua về giá trị hàng hóa mà người mua đề nghị trả. Bên bán sẽ dựa vào chứng từ này để hoàn trả lại tiền cho khách hàng theo số lượng hàng hóa đã trả về.
Những trường hợp không sử dụng được Credit note
Credit note không phải là giấy tờ bảo lãnh hàng hóa. Như đã trình bày ở trên, người bán chỉ chịu trách nhiệm khi hàng hóa cung cấp không đúng cam kết trong hợp đồng. Do đó, Credit note chỉ được sử dụng trong một số trường hợp cụ thể và không thể được coi là giấy tờ bảo lãnh hàng hóa để người mua có thể yêu cầu hoàn trả trong mọi trường hợp.
Credit note cũng không phải là chứng từ để xác định tỷ lệ giảm giá chính xác. Trong một số trường hợp, người mua hàng có thể sử dụng chứng từ này để mua hàng hóa cho các lần mua sau (đây có thể được coi là một biện pháp kích cầu tiêu dùng để khuyến khích người mua quay trở lại mua hàng hóa của bên bán trong tương lai). Tuy nhiên, số lượng khách hàng được trừ cho các lần mua sau phải được thể hiện rõ ràng trong nội dung của chứng từ.
